תהליך רכש 

רקע
עולם הרכש כולל תהליכים רבים- הן תהליכים עסקיים והן תהליכים תפעוליים. מאמר זה עוסק בתהליך  עסקי הכולל את בחירת הספק וחתימה על הסכם מול אותו ספק נבחר.  על מנת להגיע לתוצאות הטובות ביותר בנושא הרכש, לחסוך בהוצאות הכרוכות בתהליך הרכש ובמשאבים המושקעים בו, יש לנהל את תהליך הרכש בצורה הנכונה והחכמה ביותר.

עלות תהליך רכש (להבדיל מעלות חומר) היא ברובה המכריע עלות קבועה.  עובדה זאת מחייבת עיצוב טוב מאוד של התהליך.  תהליך לא נכון יפגע בנו לאורך זמן רב.

מטרתו של מאמר זה הינה לשפוך אור על תהליך הרכש ולעזור לעוסקים בו לעשות זאת בצורה הטובה והחסכונית ביותר.

תהליך רכש ? חתימת הסכם
תהליך הרכש מכיל בתוכו מס' שלבים :

• שלב I ? כתיבה ופרסום RFI(Request For Information)
  במידה ויש החלטה לרכוש מוצר או שירות חדש שלא נרכש בעבר באותו עסק, יש לפרסם למס' ספקים מהתחום המבוקש מסמך RFI. המסמך מכיל שאלות עבור הספקים אודות הדרישות והרצונות של העסק על מנת להבין את  סוגי הפתרונות והמוצרים הקיימים בשוק.לדוגמא: עסק המעוניין לקבל שירותי "ענן"- נושא זה הינו מורכב ועסקים אשר אין להם מנהלי מערכות מידע (מחשוב) אינם מודעים למגוון הפתרונות, היתרונות והחסרונות של הספקים השונים.
  יש לציין כי מסמך הבקשה למידע (RFI), אינו כולל בתוכו הצעה מחיר מצד הספק, אלא רק מידע רלוונטי לבקשה.
• שלב II ? כתיבה ופרסום RFP(Request For Proposal)
  שלב זה מתרחש לאחר סיום שלב I או במידה וקיים כל המידע עבור כתיבת RFP (לדוגמא: רכישת ציוד משרדי זול, זהו מידע שזמין לכל אחראי רכש)
  מסמך RFP מכיל את כל הדרישות באופן מפורט עבור השירות/המוצר אותו העסק מבקש לרכוש. להבדיל ממסך RFI, במסמך זה יש לדרוש מהספק לתת הצעת מחיר מפורטת אליה הוא מוכן להתחייב.
• שלב III ? בחירת ספק זוכה
  לאחר קבלת כל הצעות המחיר יש לבצע השוואה בין הספקים וההצעות שנתקבלו, כאשר ההשוואה צריכה לכלול 3 מרכיבים עיקריים:
• מחיר
• איכות הפתרון
• מוניטין הספק

ההשוואה צריכה להתחלק לפי משקולות: מחיר - 70%-80%, איכות פתרון - 5%-15%, מוניטין הספק ? 5%-15% והספק הטוב ביותר הוא הספק בעל הציון המשוקלל הגבוה ביותר.
לאחר ההשוואה יש לבצע מו"מ מול 2-3 ספקים מובילים על מנת להוריד את המחיר ולקבל תנאים טובים יותר.

כפי שניתן לראות תהליך הרכש אינו תהליך מסובך, אך חשוב לזכור כי כל שלב בתהליך הינו הכרחי ויכול לעזור לעסק להקטין את ההוצאות ולהגדיל את הרווחיות שלו.

מאמר זה נותן מבט כללי על עקרונות  ביצוע תהליך הרכש, שכן זהו תהליך מורכב וחשוב שמטרתו לספק לחברה את כל הציוד הדרוש לה תוך צמצום מרבי של הוצאות החברה.